درخواست برگزاری همایش یا کارگاه علمی دانشگاه

مطالعه آیین نامه

آيين نامه برگزاري همايش هاي علمي دانشگاه دامغان

مقدمه

به منظور ساماندهي و سهولت در عرضه آخرين دستاوردهاي پژوهشي، تبادل علمي بين پژوهشـگران، توليـد علـم و گسـترش مرزهاي دانش، اين آيين نامه با عنوان آيين نامه برگزاري همايش هاي علمي در دانشگاه دامغان تهيـه و تنظيم شده است.

ماده 1: تعاريف

برگزاري همايش، كارگاه با ارائه مقاله و كنفرانس علمي كه با نام دانشگاه و در دانشگاه برگزار مي شود، در اين آيين نامه به اختصار "همايش" خوانده مي شوند.

همايش ها در چهار سطح داخلي، استاني، ملي و بين المللي برگزار مي شود.

• همايش محلی: همايشي است كه با شركت صاحبنظران شهر (شهرستان) و غالبا در يك روز برگزار مي شود.
• همايش منطقه ای: همايشي است كه با شركت صاحبنظران یک منطقه جغرافیایی و غالبا در دو روز برگزار مي شود.
• همايش ملي: همايشي است كه در سطح كشور و غالبا در 3 روز برگزار مي شود و شركت كننـدگان آن از سراسـر كشـور خواهند بود.
• همايش بين المللي: همايشي است كه در سطح بين المللي و غالبا در 4 روز برگزار مي شود و شركت كنندگان آن از ايـران و ساير كشورها خواهند بود. بديهي است اين گونه همايش ها بايد مجوزهاي لازم را از سوي مراجع ذيربط (نظير هيأت وزيران) اخذ نمايند.

ماده 2: اركان همايش

2-1) اركان همايش عبارتند از: دبيران علمي و اجرائي همايش، کمیته های علمی و اجرایی

دبیر اجرایی/علمی همايش: عضو هيات علمي دانشـگاه دامغان كـه داراي شـرايط زيـر باشـد بـا تائيد رئيس دانشكده مربوطه، جهت صدور حکم به معاونت پژوهشی پیشنهاد می گردد.

• حداقل داراي درجه استادياري
• حداقل 3 سال سابقه عضويت هيات علمي دانشگاه
• شركت در حداقل 5 گردهمائي علمي با ارائه مقاله
• چاپ حداقل سه مقاله در مجلات معتبر علمي ـ پژوهشي و يا ارائه یک اثر بديع هنري

تبصره: در صورت برگزاری همایش به صورت مشترك با انجمن های علمی معتبر، دبیر اجرایی می تواند از خارج از دانشگاه معرفی گردد. در اینصورت تفاهم نامه بین انجمن مربوطه و دانشگاه و معرفی دبیر اجرایی از سوی انجمن باید ارائه گردد.

2-2) در همايش هاي محلی و منطقه ای وظايف دبيران علمي و اجرايي، به عهده یک نفر است.

تبصره: انتخاب دبيران علمي و اجرائي و صدور احكام آنان بعهده معاونت پژوهشی است.

2-3) حداكثر تعداد اعضاي كميته علمی براي همايش هاي محلی، منطقه ای، ملي و بين المللي به ترتيب حداكثر 3، 5، 7 و9 نفر پیشنهاد می گردد.

2-4) حداكثر تعداد اعضاي كميته ها و مسؤولان براي همايش هاي محلی، منطقه ای، ملي و بين المللي به ترتيب حداكثر 5، 8، 12 و20 نفر پیشنهاد می گردد.

تبصره: اعضای پیشنهادی کمیته ها باید به تایید شورای پژوهشی دانشگاه برسند.

ماده 3: مرجع تصويب

3-1) كليه همايش های ملی و بین المللی پس از تصويب شوراي پژوهشي بايد به تصـويب هيـأت رئيسـه دانشـگاه برسد.

3-2) درخواست برگزاري براي همايش هاي محلی و منطقه ای حداقل 5 ماه، ملي حـداقل 9 مـاه و بـراي همايش هاي بين المللي بايد حداقل يك سال قبل از برگزاري به معاونت پژوهشي ارسال شود.

ماده 4: منابع مالي همايش

منابع مالي همايش به 4 طريق زير تأمين مي گردد:

الف) جذب حمايت هاي مالي حاميان همايش اعم از دولتي (نظیر معاونت پژوهشی وزارت عتف) و غير دولتي (با تایید معاونت پژوهشی)

ب) حق ثبت نام شرکت کنندگان

ج) اعتبار پژوهشی دبیران همایش (طبق مصوبه هیات امنا)

د) حق ثبت نام برای شرکت در برنامه های علمی جانبی همایش نظیر کارگاه، نمایشگاه و غیره

تبصره: در موارد خاص (نظیر همایش های ملی و بین المللی و ...) پیشنهاد دریافت كمك هاي مالي از معاونت پژوهشی دانشگاه در شورای پژوهشی مطرح و در صورت تایید به هيأت رئيسه ارائه گردد.

4-1) در هر همايش برآورد بودجه مورد نياز شامل هزينه ها و درآمدها بايد اعلام شود.

4-2) كليه وجوه دريافتي جهت برگزاري بايد به حساب غيربرداشت اعلامي توسط معاونت واريز گردد.

تبصره1: در خصوص همايش هايي كه به صورت مشترك با نهادهاي خارج از دانشگاه برگزار مي شود، در اجراي بند فوق، برگزاركننده ضمن اظهار اين موضوع، توافق به عمل آمده جهت سهم نهاد خارج از دانشگاه را نيز اعلام مي دارد. لازم به ذكر است برگزاري مشترك با يك نهاد خارج از دانشگاه، جواز واريز وجوه دريافتي به حساب همكار برگزاركننده نخواهد بود.

تبصره 2: ارائه توافق نامه با همکار خارج از دانشگاه در خصوص چگونگی استفاده از درآمدهای همایش الزامی است.

4-3) در صورتي كه درآمد همايش از هزينه هاي مورد نياز آن بيشتر باشد، مازاد درآمد حاصله به تناسب بين دانشكده ذيربط و دانشگاه بر اساس نسبتي كه هيأت رئيسه تعيين مي كند، توزيع مي شود.

4-4) معاونت پژوهشي موظف است كمك هاي مالي همايش هاي هر سال را در بودجه پيش بيني نمايد.

4-5) پس از برگزاري همايش، معاونت پژوهشي هيچگونه تعهد مالي جهت جبران كسري هاي به وجود آمده نخواهد داشت و مسئوليت ضرر و زيان برگزاري برعهده برگزاركنندگان است.

تبصره: دبیر اجرایی همایش موظف به ارائه مستندات هزینه کرد جهت استفاده از منابع مالی همایش می باشند.

ماده 5: وظايف كميته علمي

5-1) تعيين محورهاي علمي- پژوهشي همايش و تعيين فرم و قالب مورد نظر جهت دريافت خلاصه مقالات
5-2) انتخاب هيئت داوران همايش
5-3) تنظيم چك ليست استاندارد جهت داوري مقالات بر اساس متدولوژي و محتواي علمي مقاله به صورت سخنراني و پوستر
5-4) پيگيري دريافت و ارسال مقالات جهت اعلام نظر به هيئت داوران همايش
5-5) انتخاب مقالات برگزيده و اعلام به دبيرخانه جهت انعكاس موضوع به نويسندگان مقاله
5-6) تنظيم كتابچه و یا لوح فشرده خلاصه مقالات و ارائه به كميته اجرائي جهت پيگيري چاپ

5-7) تنظيم برنامه علمي همايش (تنظيم عناوين و برنامه سخنراني)

ماده 6: وظايف كميته اجرايي همايش

6-1) تنظيم برنامه اجرايي همايش
6-2) تشكيل واحدهاي عملياتي كميته اجرايي و انتصاب مسئولين مربوطه

6-3) تعيين محل برگزاري همايش و بازديد و بررسي امكانات و كمبودهاي احتمالي آن
6-4) تعيين محل اسكان مدعوين ويژه و بازديد و بررسي امكانات و كمبودهاي احتمالي آن
6-5) تعيين ميزان وجه ثبت نام با در نظر گرفتن هزينه هاي برنامه و اعتبارات آن، با هماهنگي مركز آموزش مداوم دانشگاه

6-6) پيگيري تشكيل جلسات هماهنگي بين برگزاركنندگان و كميته هاي مختلف همايش، تنظيم صورتجلسات و پيگيري مصوبات

6-7) انجام كلي روند مربوط به پذيرش مقاله، ارسال مقاله به دبير علمي همايش و جمع آوري نظرات هيئت داوران با هماهنگي دبير علمي

6-8) كسب اطلاع از روند ثبت نام، آمار ثبت نام كنندگان، دريافت و جمع آوري فيش بانكي ثبت نام كنندگان

6-9) انجام كليه امور مكاتباتي همايش، تبليغات و اطلاع رساني همايش

ماده 7: ارزيابي

ارزيابي كيفـي برگـزاري همـايش بـه عهـده دبیراجرایی اسـت و در قالـب فـرم هـاي نظرخـواهي از شـركت كننـدگان انجام مي شود. نتایج ارزیابی کیفی به همراه گزارش مبسوطی از برگزاری همایش باید حداکثر ظرف یک ماه پس از اتمام همایش توسط دبیراجرایی همایش به شورای پژوهشی ارائه گردد.

تبصره: نتايج ارزيابي كيفي هر همايش پس از بررسي شوراي پژوهشي، توسط معاون پژوهشي در هيأت رئيسه ارائه مي شود.

ماده 8: مراحل درخواست برگزاري همايش

هر يك از اعضاء هیات علمی دانشگاه مي توانند براي برگزاري همايش مطابق مراحل زير اقدام نمايند.

• تكميل فرم پيشنهاد برگزاري همايش
• بررسي پيشنهاد برگزاري همايش در شوراي دانشكده
• ارسال فرم پيشنهاد برگزاري همايش به معاونت پژوهشي با تأييد رئيس دانشكده پس از تصويب شوراي دانشكده
• بررسي پيشنهاد برگزاري همايش در شوراي پژوهشي و ارجاع آن به هيأت رئيسه
• بررسي پيشنهاد برگزاري همايش در هيأت رئيسه دانشگاه پس از تصويب در شوراي پژوهشي
• اعلام موافقت با برگزاري همايش پس از تصويب در هيأت رئيسه از سوي معاون پژوهشي به دانشكده

ماده 9: صدور گواهی

صدور گواهی شرکت و یا ارائه مقاله برای شرکت کنندگان در تمامی همایش ها، به جز همایش های بین المللی، بعهده دبیران علمی و اجرایی می باشد.

اين آيين نامه در 9 ماده و 8 تبصره در تاريخ 25/6/97 در هيأت رئيسه دانشگاه تصويب شد.