الف) فرم ها و آئین نامه های مربوط به برگزاری همايش های علمی دانشگاه دامغان

آيين نامه برگزاري همايش هاي علمي دانشگاه دامغان

مقدمه
به منظور ساماندهي و سهولت در عرضه آخرين دستاوردهاي پژوهشي، تبادل علمي بين پژوهشـگران، توليـد علـم و گسـترش مرزهاي دانش، اين آيين نامه با عنوان آيين نامه برگزاري همايش هاي علمي در دانشگاه دامغان  تهيـه و تنظيم شده است.

ماده ۱: تعاريف

برگزاري همايش، كارگاه با ارائه مقاله و كنفرانس علمي كه با نام دانشگاه و در دانشگاه برگزار ميشود، در اين آيين نامه به اختصار “همايش” خوانده ميشوند.

همايش ها در چهار سطح محلی، منطقه‏ای، ملي و بين المللي برگزار ميشود

  • همايش محلی: همايشي است كه با شركت صاحبنظران شهر(شهرستان) و غالبا در يك روز برگزار ميشود.
  • همايش منطقه ای: همايشي است كه با شركت صاحبنظران یک منطقه جغرافیایی و غالبا در دو روز برگزار ميشود.
  • همايش ملي: همايشي است كه در سطح كشور و غالبا در ۳ روز برگزار ميشود و شركت كننـدگان آن از سراسـر كشـور
    خواهند بود.
  • همايش بين المللي: همايشي است كه در سطح بين المللي و غالبا در ۴ روز برگزار ميشود و شركت كنندگان آن از ايـران و ساير كشورها خواهند بود. بديهي است اين گونه همايش ها بايد مجوزهاي لازم را از سوي مراجع ذيربط (نظير هيأت وزيران) اخذ نمايند.

 

ماده ۲: اركان همايش

۱-۲) اركان همايش عبارتند از: دبيران علمي و اجرائي همايش، کمیته های علمی و اجرایی

دبیر اجرایی همايش: عضو هيات علمي دانشـگاه دامغان كـه داراي شـرايط زيـر باشـد بـا تائيد رئيس دانشكده مربوطه، جهت صدور حکم به معاونت پژوهشی پیشنهاد می گردد.

  • حداقل داراي درجه استادياري
  • حداقل ۳ سال سابقه عضويت هيات علمي دانشگاه
  • شركت در حداقل ۳ گردهمائي علمي با ارائه مقاله
  • چاپ حداقل ۳ مقاله در مجلات معتبر علمي ـ پژوهشي و يا ارائه ۱ اثر بديع هنري

تبصره: درصورت برگزاری همایش به صورت مشترك با انجمن های علمی معتبر، دبیر علمی می تواند از خارج از دانشگاه معرفی گردد. در اینصورت تفاهم نامه بین انجمن مربوطه و دانشگاه و معرفی دبیر علمی از سوی انجمن باید ارائه گردد.

۲-۲) در همايشهاي محلی و منطقه ای وظايف دبيران علمي و اجرايي، به عهده دبير همايش است.

تبصره: انتخاب دبيران علمي و اجرائي و صدور احكام آنان بعهده معاونت پژوهشی است.

۲-۳) تعداد اعضاي كميته علمی براي همايشهاي محلی، منطقه ای، ملي و بين المللي به ترتيب حداكثر ۳، ۵، ۷ و۹ نفر پیشنهاد می گردد.

۲-۴) تعداد اعضاي كميته ها و مسؤولان براي همايشهاي محلی، منطقه ای، ملي و بين المللي به ترتيب حداكثر ۵، ۸، ۱۲ و۲۰ نفر پیشنهاد می گردد.

ماده ۳: مرجع تصويب

۱-۳) كليه همايش‏های ملی و بین المللی باید پس از بررسی و تایید شورای پژوهشی دانشگاه باید به تصـويب هيـأت رئيسـه دانشـگاه نیز برسند.

۲-۳) درخواست برگزاري براي همايشهاي محلی و منطقه ای حداقل ۵ ماه، ملي حـداقل ۹ مـاه و بـراي همايشهاي بين المللي بايد حداقل يك سال قبل از برگزاري به معاونت پژوهشي ارسال شود.

ماده ۴: منابع مالي همايش

منابع مالي همايش به ۴ طريق زير تأمين ميگردد:
الف) جذب حمايتهاي مالي حاميان همايش اعم از دولتي(نظیر معاونت پژوهشی وزارت عتف) و غير دولتي (با تایید معاونت پژوهشی)

ب) حق ثبت نام شرکت کنندگان

ج) حق ثبت نام برای شرکت در برنامه های علمی جانبی همایش نظیر کارگاه، نمایشگاه و غیره

تبصره۱: در موارد خاص (نظیر همایشهای ملی و بین المللی و …) پیشنهاد دریافت كمكهاي مالي از معاونت پژوهشی دانشگاه در شورای پژوهشی قابل بررسی می‏باشد.

۱-۴) در هر همايش برآورد بودجه مورد نياز شامل هزينه ها و درآمدها بايد اعلام شود.

۲-۴) كليه وجوه دريافتي جهت برگزاري بايد به حساب درآمدهای اختصصاصی دانشگاه واريز گردد.

تبصره۲: در خصوص همايشهايي كه به صورت مشترك با نهادهاي خارج از دانشگاه برگزار ميشود، در اجراي بند فوق، برگزاركننده ضمن اظهار اين موضوع، توافق به عمل آمده جهت سهم نهاد خارج از دانشگاه را نيز اعلام ميدارد.

تبصره۳: ارائه توافق نامه با همکار خارج از دانشگاه در خصوص چگونگی استفاده از درآمدهای همایش الزامی است.

تبصره ۴: درصورتی برگزاری مشترک با انجمن های معتبر علمی و با رعایت تبصره ۳ این ماده وجوه دريافتي قابل واریز به حساب اعلامی انجمن می باشد. در بقیه موارد، برگزاري مشترك با يك نهاد خارج از دانشگاه، جواز واريز وجوه دريافتي به حساب همكار برگزاركننده نخواهد بود.

۳-۴)منابع مالی باقیمانده (پس از هزینه کرد در همایش) به تناسب بين دانشكده ذيربط و دانشگاه بر اساس نسبتي كه هيأت رئيسه تعيين مي كند، توزيع ميشود.

۴-۴) معاونت پژوهشي موظف است منابع مالي همايش هاي هر سال را در بودجه پيش بيني نمايد.

۵-۴) دبیر اجرایی همایش موظف به برآورد و پیش بینی هزینه های همایش می باشد.

تبصره ۵: دبیر اجرایی همایش موظف به ارائه مستندات هزینه کرد جهت استفاده از منابع مالی همایش می باشند.

ماده ۶: وظايف كميته علمي
۱-۶) تعيين محورهاي علمي- پژوهشي همايش و تعيين فرم و قالب مورد نظر جهت دريافت (خلاصه) مقالات
۲-۶) انتخاب هيئت داوران همايش
۳-۶) تنظيم چك ليست استاندارد جهت داوري مقالات بر اساس متدولوژي و محتواي علمي مقاله به صورت سخنراني و پوستر
۴-۶) پي گيري دريافت و ارسال مقالات جهت اعلام نظر به هيئت داوران همايش
۵-۶) انتخاب مقالات برگزيده و اعلام به دبيرخانه جهت انعكاس موضوع به نويسندگان مقاله
۶-۶) تنظيم كتابچه و یا لوح فشرده خلاصه مقالات و ارائه به كميته اجرائي جهت پي گيري چاپ و تکثیر

۷-۶) تنظيم برنامه علمي همايش ( تنظيم عناوين و برنامه سخنراني)

 

ماده ۶: وظايف كميته اجرايي همايش

۱-۶) تنظيم برنامه اجرايي و جانبی همايش
۲-۶ تشكيل واحدهاي عملياتي كميته اجرايي و انتصاب مسئولين مربوطه

۳-۶)تعيين محل برگزاري همايش و بازديد و بررسي امكانات و رفع كمبودهاي احتمالي آن
۴-۶) تعيين محل اسكان شرکت کنندگان و بازديد و بررسي امكانات و رفع كمبودهاي احتمالي آن
۵-۶) تعيين ميزان وجه ثبت نام با در نظر گرفتن هزينه هاي برنامه و اعتبارات آن

۶-۶) پيگيري تشكيل جلسات هماهنگي بين برگزاركنندگان و كميته هاي مختلف همايش ، تنظيم صورتجلسات و پي گيري مصوبات

۷-۶) انجام كلي روند مربوط به دریافت مقاله ، ارسال مقاله به دبير علمي همايش و جمع آوري نظرات هيئت داوران با هماهنگي دبير علمي

۸-۶)كسب اطلاع از روند ثبت نام ، آمار ثبت نام كنندگان ، دريافت و جمع آوري رسید پرداخت حق ثبت نام شرکت كنندگان

۹-۶)انجام كليه امور مكاتباتي همايش ، تبليغات و اطلاع رساني همايش

ماده ۷: ارزيابي

ارزيابي كيفـي و کمی برگـزاري همـايش بـه عهـده دبیراجرایی اسـت و در قالـب فـرم هـاي نظرخـواهي از شـركت كننـدگان انجام مي شود. نتایج ارزیابی کیفی بهمراه گزارش مبسوطی از برگزاری همایش باید حداکثر ظرف دو ماه پس از اتمام همایش توسط دبیراجرایی همایش به معاونت پژوهشی ارائه گردد.

تبصره: نتايج ارزيابي كيفي هر همايش پس از بررسي شوراي پژوهشي، توسط معاون پژوهشي در هيأت رئيسه ارائه مي شود.

ماده ۸: مراحل درخواست برگزاري همايش

هريك از اعضاء هیات علمی دانشگاه ميتوانند براي برگزاري همايش مطابق مراحل زير اقدام نمايند

  • تكميل فرم پيشنهاد برگزاري همايش
  • بررسي پيشنهاد برگزاري همايش در گروه تخصصی و شوراي دانشكده
  • بررسي پيشنهاد برگزاري همايش در شوراي پژوهشي و ارجاع آن به هيأت رئيسه

ماده ۸: صدور گواهی

صدور گواهی شرکت و یا ارائه مقاله برای شرکت کنندگان در تمامی همایشها، بجز همایش های بین المللی، بعهده دبیران علمی و اجرایی می باشد. صدور گواهی همایشهای بین المللی بعهده معاونت پژوهشی است.

اين آيين نامه در ۸ ماده و ۸ تبصره در تاريخ ۲۸/۶/۱۳۹۵ در هيأت رئيسه دانشگاه تصويب شد و از تاريخ تصويب بمدت یکسال بطور آزمایشی قابل اجرا است.


ب) فرم ها و آئین نامه های مربوط به برگزاری کارگاه های علمی دانشگاه دامغان

آيين نامه برگزاري کارگاه علمي درون دانشگاهی

مقدمه

 کارگاه های پژوهشی و تحقیقاتی به منظور تولید، توصیف ، تبیین و ارزیابی دانش مرتبط در عرصه تعلیم وتربیت و ارتقای سطح علمی و حرفه هیات علمی و دانشجویان دانشگاه است. براین اساس اهداف کلی در برگزاری کارگاه ها به شرح ذیل است.

  • ارتقاء سطح کیفی و افزایش اثر بخشی کارگاه های علمی یه همراه کاهش یا حذف هزینه های غیر ضروری
  • ارتقای سطح علمی اعضای هیات علمی و دانشجویان تحصیلات تکمیلی و شناسایی پژوهشگران و محققان توانمند
  • تبادل نظر در زمینه آخرین دستاوردهای پژوهشی و توسعه فناوری
  • نشان دادن توانمندیهای علمی دانشگاه

ماده ۱: تعاریف

کارگاه: به منظور آموزش مسائل علمي تخصصي با هدف تقویت مهارت­ های شرکت کنندگان و مبادله اطلاعات تازه و یافته­ های جدید به صورت سخنراني، كار گروهي، بحث و ارائه مقاله برگزار ميگردد و هر يك از سخنرانان درباره جنبه خاصي از موضوع به بحث مي پردازند.

ماده ۲: اركان کارگاه

۱-۲) اركان عبارتند از: دبیر کارگاه، سخنرانان و شرکت کنندگان

دبیر کارگاه: عضو هيات علمي دانشـگاه دامغان که دارای حداقل یک سال سابقه عضويت هيات علمي دانشگاه با درجه استادیاری باشـد توسط رئيس دانشكده مربوطه پیشنهاد می گردد.

سخنرانان: اعضاء هيات علمي موسسات مورد تایید وزارتین.

شرکت کنندگان: اعضاء هیات علمی و یا دانشجویان دانشگاه دامغان

 

ماده ۳: مرجع تصويب

۱-۳) كليه کارگاهها باید به تصویب شورای آموزشی-پژوهشی دانشکده برسند و به اطلاع معاونت پژوهشی رسانیده شود.

۲-۳)درخواست برگزاري کارگاه بايد حداقل يك ماه قبل از برگزاري به دانشکده ارسال شود.

 

 

 

ماده ۴: منابع مالي و هزینه کرد

۱-۴) منابع مالي کارگاه  از طريق حق ثبت نام شرکت کنندگان تأمين ميگردد.

۲-۴) منابع مالی صرفا جهت امور زیر قابل هزینه کرد می باشد:

  • حق الزحمه، اسکان و پذیرایی سخنرانان
  • مواد مصرفی

تبصره ۱: درصورت استفاده از امکانات آزمایشگاهی دانشگاه، دبیر کارگاه  باید هزینه های مربوطه را طبق قوانین موجود برآورد و تامین نماید.

تبصره ۲: حداکثر۶۰% منابع مالی می تواند بعنوان حق الزحمه سخنرانان پرداخت گردد.

۳-۴) كليه وجوه دريافتي جهت برگزاري بايد به حساب درآمدهای اختصصاصی دانشگاه و اعلامي توسط معاونت پژوهشی واريز گردد.

۴-۴) ۱۰% کل منابع مالی باید بعنوان حق مشارکت به دانشکده مربوطه پرداخت گردد.

۵-۴) دبیر کارگاه موظف به برآورد و پیش بینی هزینه های کارگاه می باشد.

تبصره ۳: دبیر کارگاه موظف به ارائه مستندات هزینه کرد جهت استفاده از منابع مالی کارگاه می باشد.

ماده ۵: ارزيابي

ارزيابي كيفـي و کمی برگـزاري کارگاه بـه عهـده دبیر کارگاه اسـت و در قالـب فـرم هـاي نظرخـواهي از شـركت كننـدگان انجام مي شود. نتایج ارزیابی کیفی بهمراه گزارش مبسوطی از برگزاری کارگاه باید حداکثر ظرف دو ماه پس از اتمام کارگاه توسط دبیر کارگاه به شورای پژوهشی دانشکده و دانشگاه ارائه گردد.

ماده ۶: مراحل درخواست برگزاري کارگاه

هريك از اعضاء هیات علمی دانشگاه ميتوانند براي برگزاري کارگاه مطابق مراحل زير اقدام نمايند:

  • تكميل فرم پيشنهاد برگزاري کارگاه
  • بررسي پيشنهاد برگزاري کارگاه در گروه تخصصی و شوراي آموزشی-پژوهشی دانشكده
  • ارسال مصوبه به معاونت پژوهشی و هماهنگی با آن معاونت

ماده ۷: صدور گواهی

صدور گواهی شرکت برای شرکت کنندگان، بعهده دبیر، سخنرانان و یا رئیس دانشکده مربوطه می باشد.

اين آيين نامه در۷ ماده و ۳ تبصره در تاريخ ۲۷/۶/۱۳۹۵ در هيأت رئيسه دانشگاه تصويب شد و از تاريخ تصويب بمدت یکسال بطور آزمایشی قابل اجرا است