مطالعه آیین نامه برگزاری همایش های علمی دانشگاه دامغان
مقدمه
به منظور ساماندهی و سهولت در عرضه آخرین دستاوردهای پژوهشی، تبادل علمی بین پژوهشـگران، تولیـد علـم و گسـترش مرزهای دانش، این آیین نامه با عنوان آیین نامه برگزاری همایش های علمی در دانشگاه دامغان تهیـه و تنظیم شده است.
ماده 1: تعاریف
برگزاری همایش، کارگاه با ارائه مقاله و کنفرانس علمی که با نام دانشگاه و در دانشگاه برگزار می شود، در این آیین نامه به اختصار "همایش" خوانده می شوند.
همایش ها در چهار سطح داخلی، استانی، ملی و بین المللی برگزار می شود.
- همایش محلی: همایشی است که با شرکت صاحبنظران شهر (شهرستان) و غالبا در یک روز برگزار می شود.
- همایش منطقه ای: همایشی است که با شرکت صاحبنظران یک منطقه جغرافیایی و غالبا در دو روز برگزار می شود.
- همایش ملی: همایشی است که در سطح کشور و غالبا در 3 روز برگزار می شود و شرکت کننـدگان آن از سراسـر کشـور خواهند بود.
- همایش بین المللی: همایشی است که در سطح بین المللی و غالبا در 4 روز برگزار می شود و شرکت کنندگان آن از ایـران و سایر کشورها خواهند بود. بدیهی است این گونه همایش ها باید مجوزهای لازم را از سوی مراجع ذیربط (نظیر هیأت وزیران) اخذ نمایند.
ماده 2: ارکان همایش
2-1) ارکان همایش عبارتند از: دبیران علمی و اجرائی همایش، کمیته های علمی و اجرایی
دبیر اجرایی/علمی همایش: عضو هیات علمی دانشـگاه دامغان کـه دارای شـرایط زیـر باشـد بـا تائید رئیس دانشکده مربوطه، جهت صدور حکم به معاونت پژوهشی پیشنهاد می گردد.
حداقل دارای درجه استادیاری
حداقل 3 سال سابقه عضویت هیات علمی دانشگاه
شرکت در حداقل 5 گردهمائی علمی با ارائه مقاله
چاپ حداقل سه مقاله در مجلات معتبر علمی ـ پژوهشی و یا ارائه یک اثر بدیع هنری
تبصره: در صورت برگزاری همایش به صورت مشترک با انجمن های علمی معتبر، دبیر اجرایی می تواند از خارج از دانشگاه معرفی گردد. در اینصورت تفاهم نامه بین انجمن مربوطه و دانشگاه و معرفی دبیر اجرایی از سوی انجمن باید ارائه گردد.
2-2) در همایش های محلی و منطقه ای وظایف دبیران علمی و اجرایی، به عهده یک نفر است.
تبصره: انتخاب دبیران علمی و اجرائی و صدور احکام آنان بعهده معاونت پژوهشی است.
2-3) حداکثر تعداد اعضای کمیته علمی برای همایش های محلی، منطقه ای، ملی و بین المللی به ترتیب حداکثر 3، 5، 7 و9 نفر پیشنهاد می گردد.
2-4) حداکثر تعداد اعضای کمیته ها و مسؤولان برای همایش های محلی، منطقه ای، ملی و بین المللی به ترتیب حداکثر 5، 8، 12 و20 نفر پیشنهاد می گردد.
تبصره: اعضای پیشنهادی کمیته ها باید به تایید شورای پژوهشی دانشگاه برسند.
ماده 3: مرجع تصویب
3-1) کلیه همایش های ملی و بین المللی پس از تصویب شورای پژوهشی باید به تصـویب هیـأت رئیسـه دانشـگاه برسد.
3-2) درخواست برگزاری برای همایش های محلی و منطقه ای حداقل 5 ماه، ملی حـداقل 9 مـاه و بـرای همایش های بین المللی باید حداقل یک سال قبل از برگزاری به معاونت پژوهشی ارسال شود.
ماده 4: منابع مالی همایش
منابع مالی همایش به 4 طریق زیر تأمین می گردد:
الف) جذب حمایت های مالی حامیان همایش اعم از دولتی (نظیر معاونت پژوهشی وزارت عتف) و غیر دولتی (با تایید معاونت پژوهشی)
ب) حق ثبت نام شرکت کنندگان
ج) اعتبار پژوهشی دبیران همایش (طبق مصوبه هیات امنا)
د) حق ثبت نام برای شرکت در برنامه های علمی جانبی همایش نظیر کارگاه، نمایشگاه و غیره
تبصره: در موارد خاص (نظیر همایش های ملی و بین المللی و ...) پیشنهاد دریافت کمک های مالی از معاونت پژوهشی دانشگاه در شورای پژوهشی مطرح و در صورت تایید به هیأت رئیسه ارائه گردد.
4-1) در هر همایش برآورد بودجه مورد نیاز شامل هزینه ها و درآمدها باید اعلام شود.
4-2) کلیه وجوه دریافتی جهت برگزاری باید به حساب غیربرداشت اعلامی توسط معاونت واریز گردد.
تبصره1: در خصوص همایش هایی که به صورت مشترک با نهادهای خارج از دانشگاه برگزار می شود، در اجرای بند فوق، برگزارکننده ضمن اظهار این موضوع، توافق به عمل آمده جهت سهم نهاد خارج از دانشگاه را نیز اعلام می دارد. لازم به ذکر است برگزاری مشترک با یک نهاد خارج از دانشگاه، جواز واریز وجوه دریافتی به حساب همکار برگزارکننده نخواهد بود.
تبصره 2: ارائه توافق نامه با همکار خارج از دانشگاه در خصوص چگونگی استفاده از درآمدهای همایش الزامی است.
4-3) در صورتی که درآمد همایش از هزینه های مورد نیاز آن بیشتر باشد، مازاد درآمد حاصله به تناسب بین دانشکده ذیربط و دانشگاه بر اساس نسبتی که هیأت رئیسه تعیین می کند، توزیع می شود.
4-4) معاونت پژوهشی موظف است کمک های مالی همایش های هر سال را در بودجه پیش بینی نماید.
4-5) پس از برگزاری همایش، معاونت پژوهشی هیچگونه تعهد مالی جهت جبران کسری های به وجود آمده نخواهد داشت و مسئولیت ضرر و زیان برگزاری برعهده برگزارکنندگان است.
تبصره: دبیر اجرایی همایش موظف به ارائه مستندات هزینه کرد جهت استفاده از منابع مالی همایش می باشند.
ماده 5: وظایف کمیته علمی
5-1) تعیین محورهای علمی- پژوهشی همایش و تعیین فرم و قالب مورد نظر جهت دریافت خلاصه مقالات
5-2) انتخاب هیئت داوران همایش
5-3) تنظیم چک لیست استاندارد جهت داوری مقالات بر اساس متدولوژی و محتوای علمی مقاله به صورت سخنرانی و پوستر
5-4) پیگیری دریافت و ارسال مقالات جهت اعلام نظر به هیئت داوران همایش
5-5) انتخاب مقالات برگزیده و اعلام به دبیرخانه جهت انعکاس موضوع به نویسندگان مقاله
5-6) تنظیم کتابچه و یا لوح فشرده خلاصه مقالات و ارائه به کمیته اجرائی جهت پیگیری چاپ
5-7) تنظیم برنامه علمی همایش (تنظیم عناوین و برنامه سخنرانی)
ماده 6: وظایف کمیته اجرایی همایش
6-1) تنظیم برنامه اجرایی همایش
6-2) تشکیل واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی و انتصاب مسئولین مربوطه
6-3) تعیین محل برگزاری همایش و بازدید و بررسی امکانات و کمبودهای احتمالی آن
6-4) تعیین محل اسکان مدعوین ویژه و بازدید و بررسی امکانات و کمبودهای احتمالی آن
6-5) تعیین میزان وجه ثبت نام با در نظر گرفتن هزینه های برنامه و اعتبارات آن، با هماهنگی مرکز آموزش مداوم دانشگاه
6-6) پیگیری تشکیل جلسات هماهنگی بین برگزارکنندگان و کمیته های مختلف همایش، تنظیم صورتجلسات و پیگیری مصوبات
6-7) انجام کلی روند مربوط به پذیرش مقاله، ارسال مقاله به دبیر علمی همایش و جمع آوری نظرات هیئت داوران با هماهنگی دبیر علمی
6-8) کسب اطلاع از روند ثبت نام، آمار ثبت نام کنندگان، دریافت و جمع آوری فیش بانکی ثبت نام کنندگان
6-9) انجام کلیه امور مکاتباتی همایش، تبلیغات و اطلاع رسانی همایش
ماده 7: ارزیابی
ارزیابی کیفـی برگـزاری همـایش بـه عهـده دبیراجرایی اسـت و در قالـب فـرم هـای نظرخـواهی از شـرکت کننـدگان انجام می شود. نتایج ارزیابی کیفی به همراه گزارش مبسوطی از برگزاری همایش باید حداکثر ظرف یک ماه پس از اتمام همایش توسط دبیراجرایی همایش به شورای پژوهشی ارائه گردد.
تبصره: نتایج ارزیابی کیفی هر همایش پس از بررسی شورای پژوهشی، توسط معاون پژوهشی در هیأت رئیسه ارائه می شود.
ماده 8: مراحل درخواست برگزاری همایش
هر یک از اعضاء هیات علمی دانشگاه می توانند برای برگزاری همایش مطابق مراحل زیر اقدام نمایند.
- تکمیل فرم پیشنهاد برگزاری همایش
- بررسی پیشنهاد برگزاری همایش در شورای دانشکده
- ارسال فرم پیشنهاد برگزاری همایش به معاونت پژوهشی با تأیید رئیس دانشکده پس از تصویب شورای دانشکده
- بررسی پیشنهاد برگزاری همایش در شورای پژوهشی و ارجاع آن به هیأت رئیسه
- بررسی پیشنهاد برگزاری همایش در هیأت رئیسه دانشگاه پس از تصویب در شورای پژوهشی
- اعلام موافقت با برگزاری همایش پس از تصویب در هیأت رئیسه از سوی معاون پژوهشی به دانشکده
ماده 9: صدور گواهی
صدور گواهی شرکت و یا ارائه مقاله برای شرکت کنندگان در تمامی همایش ها، به جز همایش های بین المللی، بعهده دبیران علمی و اجرایی می باشد.
این آیین نامه در 9 ماده و 8 تبصره در تاریخ 25/6/97 در هیأت رئیسه دانشگاه تصویب شد.